Раздел СДЕЛКИ. Окно канбана сделок

Вспомним, что как только вы ставите бронь, то карточка клиента на канбане клиентов перемещается в закрывающий этап "Бронь поставлена" и тут же на канбане сделок появляется карточка сделки = клиент + объект — этот процесс автоматизирован. 

Рассмотрим что из себя представляет канбан сделок.

Канбан сделок

Вид и функционал канбана сделок очень похож на канбан клиентов, который мы рассматривали ранее, но есть и отличия. Давайте пробежимся по основным моментам:

1. Обновить

Лучше периодически пользоваться этой кнопкой, тогда у вас будет более актуальная информация, особенно когда переводите карточку сделки с этапа на этап.

2. Поиск

Искать можно по фамилии, по номеру телефона, по последним четырем цифрам телефона, по номеру помещения или номеру договора, по ID сделки или клиента — выбирайте любой способ, в Домопланере никто не спрячется.

3. Фильтр

Есть возможность отобрать сделки по разнообразным параметрам: по объекту, по дате, по этапу, по условиям, по платежам, по агентству, по источнику и даже по наличию маткапа. Очень хорошая помощь при необходимости найти конкретную сделку или группу сделок.

А также вы можете настроить себе "быстрый фильтр" — определенный пул критериев, которым пользуетесь постоянно и сохранить его. Теперь он будет появляться при наведении курсором на значок фильтра: 

Например, быстро смотреть какие сделки с АН — настроили фильтр "Этап сделки" → Выбрать все и "Агентская сделка" → АН, сохранили под названием "АН сделки" и у вас всегда под рукой быстрый фильтр.

Быстрых фильтров можно настроить неограниченное количество. Чтобы удалить ненужный уже быстрый фильтр наведите курсором на него и появится иконка корзины, нажмите и конкретный быстрый фильтр удалится.

4. Экспорт

На канбане сделок экспорт данных вынесен в отдельную кнопку, потому что чаще всего требуется именно здесь. Вы можете выгрузить отчеты по своему сценарию, ведь существует выбор более чем из 100 полей. Нажав на кнопку вы попадаете в окно ЭКСПОРТА СДЕЛОК:

Помимо выгрузки всех полей, можно сформировать собственную схему (и не одну), сохранить и пользоваться при необходимости

Давайте рассмотрим на примере сочетания функций Фильтр и Экспорт:

Например, в июне был непрогнозируемо высокий рост сделок и вы хотите  посмотреть портрет клиента за этот период, чтобы запланировать соответствующую рекламную кампанию на последующие месяцы. Что делаем:

— заходим в Фильтр и выбираем: 

Далее заходим в Экспорт и создаем новую схему "Портрет покупателя".

У вас появляется новая схема для использования (ее можно сделать доступной для всех/только для вас, редактировать, удалить). Нажимаете на кнопку "Скачать файл" и загружается таблица Excel по выбранным параметрам. Вуаля, можно анализировать и делать выводы.

5. Сводка

Готовые отчеты по ключевым показателям. Здесь вы можете почерпнуть информацию о том, по каким квартирам больше всего сделок, по какому проекту, участие АН, какие типы расчеты и банки преобладают и т.д. — все это на данный момент времени (то есть по сделкам, которые еще не дошли до завершающего этапа).

Пример, как выглядит сводка по сделкам на канбане

6. Очередь броней

Нередка ситуация, когда на одно и то же помещение  претендует несколько клиентов. Безусловно, если стоит бронь, то право выбора за тем клиентом, за которым забронировано помещение. Но все мы точно знаем, что бронь, даже платная, не равно 100% выход на сделку (не получили ПКР, передумали, потратили весь первый взнос, подумали и перешли на другое помещение, причин множество). Чтобы не бегать менеджерам друг за другом и не пропустить снятие брони с желаемого помещения в ДП есть функция "поставить предбронь". Она расположена в карточке сделки и доступна не на всех этапах воронки — обычно предбронь можно ставить только на этапе "Бронь", если иное не настроено в вашей компании.

В карточке сделки при нажатии на кнопку "Поставить бронь", система предложит вам выбрать клиента (найти по телефону или фамилии) или создать нового (если он еще не зафиксирован в системе). После нужно будет оставить комментарий о ситуации и предбронь поставлена.

Следует отметить, что никто не мешает и третьему менеджеру поставить предбронь или одному и тому же менеджеру, но на другого клиента.

Кнопка "Очередь броней" открывает перед вами реестр очереди бронирования:

Реестр отображает все предброни по помещениям и содержит следующие данные:

• Объект - Помещение с предбронью. Нажав на ссылку, вы перейдете на существующую сделку или помещение.
• Статус объекта - Текущий статус помещения на воронке сделок. Если сейчас на помещении нет брони, то статус "Свободно".
• Статус предброни - Статус предброни: Активно - значит есть интерес. Снята вручную или автоматически - значит уже нет необходимости.
• Дата постановки - Дата и время постановки предброни.
• Дата снятия - Возможность снять предбронь. Если предбронь снята, будет информация когда и кем была снята. Если это не ваш клиент, то вы не сможете снять (если иное не было настроено вашей компанией).
• Постановщик - Ответственный за постановку брони.
• Клиент и Ситуация - Наименование клиента и комментарий. Нажав на ссылку, вы перейдёте в карточку клиента.

Если бронь снимается, Домопланер уведомляет ответственных через задачу типа "Дело". Уведомление содержит ссылку на помещение и реестр бронирования. Прямо из этой задачи вы можете перейти в карточку помещения и поставить бронь.

Задача появится одновременно у всех, кто ставил предбронь, в разделе ЗАДАЧИ (напомним, на меню слева загорится цифра о новой просроченной задаче). А дальше зависит от политики или договоренностей конкретно в вашей компании — по реестру видно кто за кем в очереди, но может быть первые будут слишком долго актуализировать клиента, а у пятого в очереди "горячий" клиент, или вы решите — кто первый успел, тот и молодец, выбор за вами. Эта система одномоментного информирования всех заинтересованных направлена на самый желаемый для всех результат — продажу. 

7. Действия

Обычно для менеджера доступны два вида массовых действий: "Открыть в поступлениях" и "Открыть на канбане клиентов".

"Открыть в поступлениях" — если настройки доступа остались по умолчанию, то при нажатии перед вами откроется раздел ПОСТУПЛЕНИЯ, но увидеть вы там ничего не сможете. 

"Открыть на канбане клиентов" — откроет карточки всех клиентов, которые находятся на канбане сделок. Помните, что они откроются на этапе (в столбике) "Бронь поставлена".

8. ВСЕ/МОИ

Эти кнопки отфильтровывают карточки сделки по принадлежности. По умолчанию при входе в раздел СДЕЛКИ вы можете видеть все сделки всех менеджеров. Но для работы со своими сделками удобно нажать кнопку "Мои" и на канбане отобразятся только те сделки, где ответственный вы.

Давайте рассмотрим на примере: вам стало интересно сколько клиентов, которые перешли в раздел СДЕЛКИ, пришли к вам с АН и с каким именно. На канбане сделок нажимаете кнопку "Мои", кликаете по кнопке "Действия", выбираете "Открыть на канбане клиентов":

На канбане клиентов показаны все клиенты, которые находятся на том или ином этапе сделки, все они уже отобраны и мы можем нажать на кнопку "Сводка" — и там увидеть все необходимые данные: 

Видим, что практически половина пришла от АН, может быть стоит обратить внимание на риэлторов этого агентства, высылать им больше актуальных материалов/фото, периодически посылать информацию об интересных вариантах (а тут вспомним, что есть возможность быстро скачать статус в ДП и отправить, например, для распространения в их мессенджерах или просто как информацию) и т.д.

Помните, что вы можете использовать сочетание функций. В Домопланере очень много возможностей для ценителей "подумать — сделать выводы — спланировать дальнейшие действия".

9. Поле сделок

— тут расположены миниатюры карточек сделок, разложенные по этапам, в зависимости от ситуации по каждой сделке.

По умолчанию существует несколько этапов, названных согласно циклу жизни сделки:

Бронь — клиент забронировал помещение, но в процессе выхода в договор (обдумывание, получение ПКР, ожидание решение по рассрочке от застройщика и т.д.).

На подписании — документы ожидают подписания — как со стороны застройщика, так и со стороны клиента.

На регистрации — документы успешно отправлены на регистрацию и ожидание выхода с регистрации.

Ждем оплату — документы зарегистрированы, но полной оплаты пока нет (рассрочка, маткап, при военной ипотеке и т.д.).

Оплата получена — закрывающий этап. Все возможные выплаты уже пришли, сделка успешно завершена. Все карточки сделок, доходящие до этого этапа тут и остаются.

В вашей компании могут быть настроены и дополнительные этапы согласно вашему внутреннему рабочему процессу.

Обычно застройщики настраивают ограничения для перевода с одного на другой этап — обязательное согласование с ответственными лицами, заполнения необходимых данных в карточке сделки (платежи, банки, данные подписанта и т.д.). В случае, если они есть, то система не даст перевести и сообщит почему.

10. МИНИАТЮРА КАРТОЧКИ СДЕЛКИ — вид для канбана карточки сделки с краткими данными.

11. Вид

— настройка вида окна канбана. Здесь можно выбрать желаемый и удобный вид отображения информации.

Здесь следует упомянуть о следующих особенностях:

— общие настройки касаются вида миниатюры карточки сделки;

— тумблер "Данные по ипотеке" является устаревшим функционалом и мало у кого настроен;

— "Бронь до" относится только к первому этапу (там где это актуально), для других этапов следует понимать, что это количество дней нахождения на этом этапе. При наведении курсором на срок появится подсказка.