Что такое дополнительные воронки и зачем они нужны?

Дополнительные воронки — это детализированные рабочие процессы, которые разбивают один этап из основной воронки (Клиенты или Сделки) на несколько последовательных шагов.

Они создаются для сложных процедур, требующих чёткого контроля, участия разных специалистов и соблюдения регламентов, и помогают:

— Соблюдать последовательность действий. Система не позволит пропустить обязательный шаг.
— Исключить потерю информации. Все этапы, действия и коммуникации фиксируются в карточке процесса.
— Синхронизировать работу отделов. Чтобы менеджер, юрист, ипотечный специалист и сервисная служба действовали согласованно.
— Контролировать сроки на каждом этапе. Можно отслеживать, сколько времени занимает каждый шаг, и своевременно реагировать на задержки.

Несмотря на то, что в Домопланере возможно создать абсолютно любую воронку под задачи вашей организации, то есть у всех они будут разные, интерфейс и логика работы у всех будут одинаковыми.

Давайте разберёмся, как устроены и работают все дополнительные воронки.

Где найти доп.воронку?

Существует несколько способов взаимодействия с доп.воронкой и они напрямую зависят от уровня доступа для работы с данным инструментом.

1. ПУНКТ В МЕНЮ
Если дополнительная воронка настроена для вашей работы, вы увидите её пунктом в главном меню:

Название воронки в меню будет соответствовать её назначению (например, "Выдача ключей", "Получение ипотеки", "Продажа ремонта") и зависит от настроек именно в вашей организации.

2. В КАРТОЧКЕ КЛИЕНТА/СДЕЛКИ

Дополнительные воронки, доступные вам, будут интегрированы прямо в карточку клиента или сделки. А далее возможности работы с этой карточкой напрямую зависят от ваших прав доступа:
— Если у вас есть права на создание элементов в этой воронке, то в интерфейсе карточки клиента/сделки вы увидите кнопку "Создать новую карточку", позволяющую инициировать процесс прямо оттуда.
— Если у вас есть право просмотра, то при нажатии на карточку воронки откроется карточка доп.воронки, где будет отображена вся информация, связанная с процессом.
—  Если у вас есть разрешение на редактирование, вы сможете вносить изменения, добавлять комментарии, создавать задачи или перемещать карточку по этапам.
— Если бизнес-процесс выстроен и регламентирован, благодаря настройкам автоматизации, то система сама будет перемещать карточки по этапам, назначать ответственных, отправлять уведомления и/или контролировать сроки. В таких случаях ваша роль сводится к пассивному наблюдению: вы видите итоговый результат или текущий статус в карточке клиента или сделки, но не вмешиваетесь в выполнение этапов.

В Домопланере дополнительные воронки — это гибкий инструмент, позволяющий вашей организации выстраивать собственные процессы с уникальными правилами и этапами. Поэтому, хотя мы показываем общие принципы работы, точная настройка, этапы, условия перехода и права доступа будут определяться внутренними регламентами, установленными в вашей организации.

3. МАССОВЫЕ ДЕЙСТВИЯ НА КАНБАНАХ КЛИЕНТЫ/СДЕЛКИ

В интерфейсе канбанов клиентов и сделок, при включённом отображении воронок, появляются две дополнительные функции для массовой работы: "Создать карточки в доп. воронке" и "Открыть связи в доп. воронках". Их видимость и доступность зависят от ваших прав доступа.

"Создать карточки в доп. воронках" — эта функция позволяет для всех карточек, выбранных в данный момент через Фильтр, одновременно создать связанные карточки в указанной дополнительной воронке. Например, можно выбрать 10 клиентов и одним кликом запустить для каждого процесс в воронке "Получение ипотеки". 

ВАЖНО! если не применить фильтр и не выделить явно клиентов/сделки, действие может быть применено ко всем клиентам/сделкам на канбане, что создаст множество лишних карточек.

"Открыть связи в доп. воронках" — эта опция открывает все связанные карточки выбранных клиентов/сделок в конкретной дополнительной воронке. Это удобно, когда нужно быстро проверить, например, статус у группы клиентов, не открывая каждую карточку по отдельности. 

Обе функции экономят время при групповой обработке, но требуют внимательности при выборе данных, чтобы избежать нежелательных массовых изменений.

Единый интерфейс:

Несмотря на то, что дополнительные воронки могут называться по-разному и отображать совершенно различные процессы, их интерфейс будет идентичным и состоит из следующих обязательных элементов:

1. Канбан-доска с вертикальными колонками — это этапы рабочего процесса. 

Наименования, очередность и количество этапов могут варьироваться в зависимости от внутренних регламентов организации и специфики конкретной воронки продаж. Стандартная структура включает обязательный начальный этап, куда поступают новые карточки, и два завершающих этапа, обозначающих успешное выполнение или нереализованный исход.

2. Объекты процесса

Карточки, размещенные внутри колонок, являются ключевыми объектами, связанными с клиентами или сделками, которые проходят через данный процесс.

3. Окно карточки

При открытии карточки пользователь получает доступ к полной истории взаимодействий, поставленным задачам и комментариям по конкретному случаю.

4. Функциональные кнопки:

"Обновить" — обеспечивает актуализацию данных на текущей странице.

"Фильтр" — позволяет осуществлять выборку карточек по заданным критериям (например, по дате создания, ответственному лицу, временному периоду или категории).

"Скачать" — предоставляет возможность экспортировать всю информацию, относящуюся к выбранным карточкам.

"Действия" — кнопка для выполнения массовых операций. В настоящее время доступна функция "Открыть канбан родителей", которая позволяет просмотреть выбранные карточки в контексте связанной с ними родительской сущности (на канбане клиентов или сделок).

"Все/Мои" — переключатель режима отображения. Определяет, будут ли показаны все карточки в рамках данной воронки или только те, где текущий пользователь указан в качестве ответственного.

Единая логика работы:

Работа в любой дополнительной воронке строится на трёх ключевых действиях:

1. Создание карточки

Вы можете добавить новую карточку вручную, нажав соответствующую кнопку в интерфейсе:

Также карточка может создаваться автоматически системой — например, когда сделка в основном канбане достигает определённого этапа, требующего запуска дополнительного процесса (например, появление в "Не разобрано" — автоматическое создание карточки в воронке "Работа КЦ").

2. Перемещение по этапам

— это не просто смена её визуального положения, а прямой способ зафиксировать реальный прогресс в работе. Каждое перемещение означает, что конкретный шаг процесса выполнен и достигнуты критерии для перехода дальше. 

Кроме того, перемещение карточки часто запускает важные системные процессы. Оно может стать триггером для автоматических действий: назначения нового ответственного, отправки уведомлений клиенту, запуска контроля сроков следующего этапа или создания сопутствующих задач. Таким образом, это действие напрямую влияет на ход работы, синхронизацию команды и итоговые метрики эффективности процесса.

3. Работа внутри карточки

Открыв карточку, вы получаете возможность:

—Перемещать с этапа на этап в соответствии с реальным прогрессом и установленным регламентом.
— Видеть основную информацию о связанном клиенте или сделке прямо в карточке и при необходимости перейти в её полную версию для уточнения деталей.
— Добавлять комментарии для фиксации важных нюансов.
— Ставить задачи себе или другим ответственным, чтобы ни один шаг не был упущен.
— Просматривать полную историю коммуникаций, где сохраняются все действия, изменения статусов и сообщения, связанные с этим процессом.
— Перемещать с этапа на этап в соответствии с реальным прогрессом и установленным регламентом.

Дополнительные воронки не создают дополнительной работы — они структурируют и упрощают уже существующие процессы. Их использование позволяет минимизировать ошибки, соблюдать сроки и в конечном итоге — закрывать больше сделок с меньшими усилиями.

А благодаря единому стандарту  — даже если воронки в вашей организации называются по-разному — принцип работы везде одинаков. Освоив один раз, вы сможете работать с любым процессом без дополнительного обучения.