Настройка раздела ЗАДАЧИ

Как всегда начнем с основ;))

В Домопланере существует три типа задач: встреча, дело и звонок. Для каждого типа есть своя иконка, чтобы визуально отделять одну от другой:

Назначить задачи можно из карточки клиента, из карточки сделки, из карточки агента, из карточки АН:

И добавить задачу без привязки к какой-либо сущности (в разделе ЗАДАЧИ) = задачу вне учета:

ПОЧЕМУ ВАЖНО СОЗДАВАТЬ И ВЫПОЛНЯТЬ ЗАДАЧИ?

Во-первых, мы все просто люди, каждый может что-то забыть и это нормально, как раз на этот случай есть удобная система — Домопланер, где можно не только фиксировать информацию о клиенте, но и поставить себе напоминание о действии или событии.

Во-вторых, это анализ и формирование дальнейшей стратегии компании в целом — не будет задач, не будет корректной аналитики.

В-третьих, это история работы с клиентом — тоже про эффективность и своевременность реакции, не надо спрашивать что с клиентом, как проходила работа, достаточно открыть карточку клиента/сделки и все видно.

В-четвертых, контроль и аналитика работы с партнерами (АН) — отношения и слова могут создавать неверное впечатления, только голая статистика дает сделать правильный вывод.

Мы можем еще долго перечислять причины, но думаем, что уже и так понятно:  пустая карточка без задач или с просроченными задачами приводит к потере клиента = потере сделки, а еще и к некорректной аналитике и, как следствие, к неверным выводам и неэффективному планированию.

Форма задачи универсальная, откуда бы вы ее не создавали. Давайте рассмотрим, что именно нужно заполнить в форме задачи:

При выборе времени: для встречи выбирайте период, для дела — период/дедлайн (до стольки-то выполнить), для звонка система автоматически запланирует 15 минут от указанного времени.

Необходимо ставить задачи не только готовым клиентам в разделе СДЕЛКИ, но и,  может быть даже важнее, в разделе КЛИЕНТЫ — именно тут идет непосредственная работа с потенциальными покупателями и именно на данных этих процессов строится большая часть стратегии продаж.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Заполнить задачу занимает 30 секунд (проверьте самостоятельно) + столько же оставим на подумать  = 1 минута. Ровно столько необходимо потратить времени, чтобы система работала максимально эффективно!
Мы можем только рекомендовать, а выводы делайте сами;))

Особые задачи

"Ах, заполнение формы всего 1 минута, куда быстрее!" — скажите вы. "Это не предел!" — ответим мы. Ведь помимо стандартных задач в Домопланере есть возможность настроить особые задачи.

Особые задачи — это удобный инструмент для ускорения работы, позволяющий создавать шаблоны задач с предустановленными параметрами. Они помогают избежать рутинного заполнения одних и тех же данных при выполнении повторяющихся действий.  

Подобные задачи вы можете использовать не только для шаблонов (например, задача для КЦ на перезвон), но и для обозначения важности или срочности (Важно/СРОЧНО), и для планирования действий наперед (например, проведение регистрации).

Настройки особой задачи

Для того чтобы создать особую задачу перейдите в НАСТРОЙКИ — Настройки задач — Особые задачи — Добавить новый тип:

При нажатии на кнопку "Добавить новый тип" вам откроется окно редактора, где необходимо заполнить следующие поля:

1. Переключатель активности задачи — позволяет включить или отключить задачу.
2. Название для типа задачи — укажите наименование.
3. Стандартный тип задачи — выберите: дело, звонок или встреча.
4. Цвет фона — для визуальной маркировки.
5. Можно создать из сущностей — укажите где эта задача будет доступна для использования — карточки: клиента, сделки, агентства, агента.
6. Только на этих этапах — обозначьте, на каких этапах воронки можно будет поставить эту задачу. Настройка работает в связке с выбором сущности.

7. Только для автоматизации — если его включить, то данную задачу можно будет выставлять только через скрипты автоматизации. Она станет недоступна для ручного создания.
8. Делать ответственным закрывающего задачу — позволяет назначить ответственным того, кто закроет задачу.
9. ФИЛЬТРЫ. Выберите, кому будет создаваться задача или кто может создавать этот тип задач (по пользователям и/или по ролям).
10. ПРЕДНАСТРОЙКИ ЗАДАЧИ
— Ответственный. Можно сразу назначить ответственного по умолчанию, с возможностью или запретом изменения.
— Место. Выберите место, которое автоматически будет указано в задаче, с возможностью или запретом изменения. Возможно только для задач типа "Встреча" и "Дело".
— Текст. Напишите содержание, которое автоматически будет подставляться в задачу.

По окончании настроек не забудьте сохранить все выбранные параметры.

Создание особой задачи и просмотр

Новые типы задач будут расположены там же, где и обычные задачи, с обозначением цвета. При создании такой задачи те данные, которые вы указали как постоянные в редакторе задач, будут уже проставлены:

Такие задачи будут видны во всех выбранных сущностях, включая канбаны клиентов и сделок.

Главное удобство в том, что и в разделе ЗАДАЧИ они будут визуально выделяться:

То есть при первом взгляде на список вы сразу их увидите и сможете сделать вывод: задача либо привлечет внимание, либо расставит нужные акценты. Обратите внимание, что прямо в разделе ЗАДАЧИ вы можете легко отфильтровать их по типу.

Изменение/удаление особой задачи

Все созданные вами особые задачи будут отображаться в том же разделе, где они создавались — НАСТРОЙКИ —Настройки задач — Особые задачи.

Для удобства управления в интерфейсе показывается не только название задачи, но и дополнительная информация:
— разделы (где именно задача доступна);
— статус (активна задача или отключена).

Чтобы изменить задачу, нажмите кнопку «Настроить». Откроется редактор задачи, в котором в любой момент можно внести изменения:

Удалить задачу НЕЛЬЗЯ! Если для вас задача больше не актуальна, то просто переключите тумблер "активно".

Несмотря на удобство функционала "особых задач",  Домопланер рекомендует сначала работать с обычными типами задач, чтобы понять логику работы. А уже после этого выделять повторяющиеся или сложные задачи в "особые" и создавать для них отдельные шаблоны. 

Закрытие задачи

При закрытии задачи система запрашивает комментарий — результат выполненного действия. По умолчанию задачу можно закрыть без указания результата, и тогда остается неясно, что именно сделано. А если написать комментарий, все становится понятно и логично: вот задача, а вот результат:

Чтобы запретить закрытие задачи без комментария, вы можете настроить обязательное при закрытии задачи минимальное количество знаков в комментарии — сотрудник будет вынужден хоть что-нибудь написать.

Сделать это можно в НАСТРОЙКАХ — Настройки аккаунта — Задачи:

При данной настройке Домопланер потребует обязательного ввода установленного количества символов для завершения задачи и уведомит пользователя об этом.

Задачи о пропущенном на корзину

По умолчанию при пропущенных звонках клиентов, которые находятся на этапе "Не клиент", автоматически НЕ ставится задача и НЕ появляется в виджете на канбане клиентов "Неотвеченные обращения".

Но вы легко можете это изменить: просто перейдите в НАСТРОЙКИ — Настройки аккаунта — Задачи и активируйте тумблер:

После активации система будет создавать автозадачи на каждый пропущенный/неотвеченный звонок клиентов с этапа "Не клиент".

В НАСТРОЙКАХ — Настройках задач помимо вкладки "Особые задачи", есть еще вкладка "Места для встреч", она тесно связана с задачами, поэтому рассмотрим настройку этого раздела.

Места для встреч

Вы можете создать места для встреч с клиентами — при создании задачи можно будет обозначить занятость такого места и временный интервал. Это помогает предотвратить одновременное прибытие нескольких клиентов и информирует сотрудников о занятости места.

Для создания нового места для встречи перейдите в НАСТРОЙКИ — Настройки задач — Места для встреч — нажмите на кнопку "Добавить новое место".
Введите название понятное для всех и нажмите на кнопку "Сохранить настройки мест":

Для изменения вы всегда можете вернуться сюда же и просто кликнуть на название места и переименовать или отключить, если оно больше неактуально. Не забывайте сохранять изменения. Удалить место встречи, как вы сами понимаете, нельзя.

Где выбирается и бронируется "место для встречи"? Конечно же, при создании задачи из любого раздела:

Наглядно вы можете увидеть степень занятости мест встреч в разделе МЕСТА ДЛЯ ВСТРЕЧ:

В календарной сетке отображены ВСЕ встречи ВСЕХ сотрудников, такая визуализация помогает быстро оценить доступность мест для встреч/переговорных и удобна для планирования.

Уточним, что отображаются все задачи типа "Встреча" и "Дело" (напомним, что для особых задач вы тоже выбираете тип). Для каждого типа свой цвет: для встречи = синий цвет, для дела = коричневый цвет. Все выполненные задачи, независимо от типа, окрашиваются в зеленый цвет.

На задачу можно нажать и откроется окно задач, из которого можно перейти в карточку клиента/сделки/риелтора/агентства.
В этом же разделе можно выделить временной промежуток, найти через поиск с кем встреча/дело и создать задачу, тем самым зафиксировав места встречи.

Для задач типа "Звонок" невозможно выбрать место, для этого типа этот блок отключен.

По умолчанию выбор места при создании задачи является необязательным и определяется по усмотрению создателя. Однако существует возможность сделать его обязательным, для этого пройдите в НАСТРОЙКИ — Настройки аккаунта — Задачи и активируйте тумблер. Теперь создание задачи невозможно без выбора места, потому что исчезнет пункт "Не выбрано", если создатель не выберет место, тот оно система автоматически проставит самое первое место: 

На примере мест для встреч вы можете понять, что в системе все взаимосвязанно и нет пунктов, которые запрашиваются просто для интереса. Именно поэтому мы акцентировали ваше внимание на важности заполнения всех пунктов при создании задачи, а самое главное вообще изначальное создание задач.

Не отмечено место, значит его не видно в разделе МЕСТА ДЛЯ ВСТРЕЧ, не отмечен проект — неверные данные ушли в отчет, сотрудник не ставит себе задачи — значит, и КЦ не будет видеть когда он свободен или занят.

В Домопланере множество полезных инструментов, но чтобы они работали результативно, необходимо соблюдать правила.

Одна минута, одна минута — это много или мало? Решайте сами;)