Сводка по задачам

Сводка по задачам — это срез того, как на самом деле работает ваша команда.  Но чтобы извлечь из нее пользу, недостаточно знать, что "запланировано 31 задача, завершено 185 задач". Важно понять что стоит за каждой группой цифр и какой вопрос задать себе, глядя на конкретную таблицу.

В этой статье мы разберем, какие слои информации дает каждая таблица сводки и как использовать эти данные для принятия решений.

Сводка начинается с фильтров

Любая сводка показывает ровно то, что вы выбрали в фильтрах: за какой период, по кому, по каким статусам, проектам и множеству других параметров:

Панель фильтров — это инструмент постановки вопроса:
— Хотите увидеть работу команды за месяц — задаете период (дата задачи/дата создания/дата закрытия).
— Хотите оценить загрузку конкретного сотрудника — выбираете ответственного.
— Хотите понять, сколько задач реально закрыто — включаете статус "Завершены" и т.д.

Поэтому перед тем, как смотреть на цифры, стоит ответить себе: что именно я хочу узнать? Ответ на этот вопрос подскажет, какие фильтры включить, а какие — оставить по умолчанию.

И только после этого имеет смысл переходить к таблицам. Иначе вы рискуете принять частный случай за общую закономерность или, наоборот, не заметить важную деталь за общим фоном.

Общая картина

Самый первый взгляд — на соотношение "Запланировано / Просрочено / Завершено". Здесь мы видим текущий темп работы:

• много завершенных задач — признак исполнительности, но не всегда эффективности;
• наличие просроченных задач — норма, если их мало, но красный флаг, если они накапливаются;
• количество запланированных задач показывает, насколько загружена команда в указанный период.

ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО?
Чтобы сразу увидеть общее состояние дел, не углубляясь в детали. Это точка входа в анализ. Если пропорции нарушены — например, просрочек становится больше, чем запланированных, или завершенных слишком много — вы понимаете, что есть системная проблема, и углубляетесь в следующие разделы, чтобы найти ее причину.

По ответственным

Здесь мы смотрим не на абсолютные цифры, а на структуру нагрузки:
— у кого больше всего задач — тот может быть либо самым востребованным, либо самым слабым в делегировании;
— у кого много встреч и звонков — тот работает с клиентами;
— у кого много дел — тот, вероятно, занимается внутренними процессами.

Красным выделен максимум в каждом столбце. Это не для того, чтобы найти "героя". Это сигнал: если один и тот же человек постоянно оказывается в красной зоне по нескольким параметрам, значит, нагрузка распределена неравномерно. Это риск — перегруженный сотрудник рано или поздно начнет сдавать качество или выгорать.

Также важно смотреть на соотношение "Всего" и "Завершено". Если у сотрудника много задач, но мало завершенных — это не загрузка, а проблема с эффективностью или с расстановкой приоритетов. Если завершенных почти столько же, сколько всего, — перед вами надежный исполнитель, на которого можно опираться.

ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО?
Чтобы увидеть, как распределяется работа между людьми и принимать решения о перераспределении задач, о развитии сотрудников и о том, кому можно доверить важные проекты, а кому — сначала помочь навести порядок в текучке.

По статусу

Смотреть здесь нужно на соотношение:
— Если просрочек мало или нет вообще — значит, команда укладывается в сроки.
— Когда запланированных задач больше, чем просроченных и завершенных — значит, идет активная работа, создается новый фронт задач.
— Если завершенных задач много, а запланированных мало — возможно, команда сейчас больше закрывает, чем планирует новое.

Но главное — всегда учитывайте период, который выбрали в фильтрах. 

ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО? 
Чтобы оценить, как соотносятся новые задачи и закрытые, и есть ли перекос: команда больше тратит время на закрытие старого или активно создает новое.

По типу задачи

Здесь задачи разделены на три категории: звонки, встречи и дела. Каждая из них требует разного времени, ресурсов и дает разный результат.

Звонки — быстрые контакты. Встречи — глубокие переговоры. Дела — внутренняя или подготовительная работа.

ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО?
Чтобы понять, на что команда тратит основное время — на внешнюю активность или на внутренние процессы. Если перекос в одну сторону, это повод пересмотреть приоритеты: возможно, слишком много времени уходит на бюрократию или, наоборот, не хватает времени на подготовку к встречам.

По типу субъекта

Эта таблица показывает, с какими объектами связаны задачи: клиенты, сделки, агентства, агенты, дополнительные воронки или вне учета.

Разные субъекты — разные процессы. Задачи по клиентам говорят о сервисе, по сделкам — о продажах, по агентствам — о партнерской работе. А вот дополнительная воронка — это отдельная история.

В системе, помимо основной воронки продаж, могут создаваться дополнительные воронки для детализированных рабочих процессов, которые требуют отдельного внимания и контроля. Именно поэтому в таблице по типам субъекта дополнительные воронки идут отдельными строками — чтобы вы видели, сколько задач генерируется в рамках этих процессов, и могли оценить их загрузку отдельно от основного процесса.

Если вы забыли, что такое дополнительные воронки, то вспомнить можете прочитав статью "Дополнительные воронки" в Центре помощи , там все подробно описано.

ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО?
Чтобы понять, куда направлено основное внимание команды: на клиентов, на сделки или на внутренние процессы.
— Если в дополнительной воронке накапливаются просрочки — значит, процесс требует донастройки или пересмотра сроков.
— Если задач "Вне учета" много — часть работы не привязана к основному процессу (работе с клиентами/продажам) и может выпадать из управленческого контроля.

По месту встречи

Место встречи — кажется мелкой деталью, но на самом деле это важный контекст. Стройка, офис, переговорная, офис АН — каждое из них предполагает разный формат взаимодействия.

Большое количество "Не выбран" говорит о том, что при создании задач контекст теряется.

ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО?
Чтобы понимать, где проходят основные рабочие встречи и насколько ответственно команда подходит к деталям.
— Если встречи часто проходят на стройке — значит, команда в полях.
— Если в офисе — преобладают кабинетные переговоры.
— А если почти у всех задач место не выбрано — это сигнал, что информация теряется, и подготовка к встречам становится сложнее.

По проектам

Сравнение проектов показывает, как организована работа в разных направлениях.

В одном проекте может быть отличное планирование — много запланированных задач и ни одной просрочки. В другом — бардак: задач почти нет, а просрочки есть.

ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО?
Чтобы точечно работать с проблемными проектами, а не пытаться улучшить всю компанию сразу. Позволяет понять, где процессы выстроены, а где требуют вмешательства, и переносить успешные практики из одного проекта в другой.

По сроку

Главный маркер системности. Эта таблица показывает, на какой срок вперед создаются задачи: до 3 дней, от 3 до 7, от 7 до 14 или более 14 дней.

Если подавляющее большинство задач имеет срок более 14 дней — это либо долгосрочное планирование, либо искусственное завышение сроков, чтобы избежать просрочек.

ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО?
Чтобы оценить качество планирования. Идеальная картина — задачи распределены по всем диапазонам, есть и быстрые, и средние, и долгосрочные. — Если все задачи с длинными сроками — команда не умеет планировать короткие шаги.
— Если все короткие — нет стратегического горизонта.
— Просрочки в каждом из диапазонов указывают на конкретную проблему: в коротких — дисциплина, в длинных — нереалистичные ожидания.

По назначившему

Эта таблица показывает управленческую активность: кто сколько задач поставил, по каким типам и кто стал самым загруженным исполнителем.

Особенно ценна информация о том, кто оказался "самым загруженным исполнителем" у каждого постановщика.

ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО?
Чтобы оценить стиль управления.
— Если руководитель ставит задачи, а исполнителем часто оказывается он сам, значит, он не делегирует, а делает все самостоятельно, вместо того чтобы управлять процессом
— Если один и тот же сотрудник постоянно оказывается самым загруженным у разных постановщиков — он системно перегружен.

По сроку планирования

В отличие от таблицы "По сроку", где дана общая картина по всей группе, здесь данные разбиты персонально — на сколько дней вперед от сегодняшней даты запланированы текущие (незавершенные) задачи у каждого сотрудника.

В таблице данные разбиты по диапазонам. Это позволяет увидеть, как распределяется нагрузка во времени:
— Короткие сроки (до 3 дней) — задачи, которые требуют немедленного внимания. Если их много, команда работает в "пожарном" режиме.
— Средние сроки (4–30 дней) — плановая работа, нормальный ритм.
— Длинные сроки (более 30 дней) — стратегические задачи. Если их слишком много, это может говорить о завышенных сроках или отсутствии оперативного планирования.

ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО?
Чтобы оценить, как сотрудники планируют свою работу: кто-то привык решать все в последний момент, кто-то закладывает реалистичные сроки, а кто-то ставит задачи на месяцы вперед и рискует потерять контроль. Эта таблица помогает понять, где нужна корректировка планирования, а где — поддержка или контроль со стороны руководителя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: В таблицах некоторые показатели активны и кликабельны. Нажмите на цифру — и в новой вкладке откроется детальный перечень всех задач с соответствующим статусом. Это работает как быстрый переход от общей цифры к конкретному списку задач: не нужно вручную настраивать фильтры, чтобы увидеть, какие именно задачи попали в ту или иную группу.

Сводка по задачам дает ответы на главные рабочие вопросы:
— Сотруднику: сколько я сделал и что еще предстоит.
— Руководителю: как распределена нагрузка и кому нужна помощь, где процессы работают, а где дают сбой.

Используйте сводку регулярно, чтобы управлять работой команды осознанно и эффективно.