Продвинутые настройки доп.воронок

Ранее, в статье "Дополнительные воронки" мы рассмотрели, что дополнительные воронки позволяют создавать детализированное пространство для ключевых этапов основных процессов. Однако они являются не просто дополнением, а многофункциональным инструментом.

Гибкость настроек в Домопланере позволяет создать любую конфигурацию воронки, которая будет чётко реагировать на конкретные события и обеспечивать полный контроль над процессом.

Одну из важнейших ролей в гибкости и возможностях каждой дополнительной воронки играют дополнительные поля. Именно они дают возможность тонкой настройки воронки под уникальные задачи вашей компании.

В этой статье мы подробно разберём инструмент "Дополнительные поля": как их создавать, применять и как они могут предоставить вам ещё больше возможностей для автоматизации и управления рабочими процессами.

Создание доп.полей

Дополнительные поля предназначены для выделения ключевой информации по конкретной ситуации, процессу, клиенту или сделке. Они помогают быстро увидеть самое важное, не пролистывая всю карточку.

Важное правило при создании: Не усердствуйте с количеством полей. Слишком много данных в карточке превратит её в "стену текста" и затруднит восприятие. Оставляйте только действительно критичные показатели — те, которые нужны и важны.

Создание и настройка дополнительных полей в дополнительных воронках во многом повторяет логику настройки полей в основных воронках. Поэтому рассмотрим основные шаги кратко:

1. Перейдите в раздел НАСТРОЙКИ — Дополнительные воронки — Редактор нужной дополнительной воронки — Настройки.

2. Нажмите "Добавить поле" и заполните все основные графы: указать название поля, выбрать тип данных (например, текст, число, переключатель или дата), а также при необходимости задать значения для списка, определить нужен ли заголовок и комментарий.

Дополнительное поле невозможно полностью удалить из системы после его создания. Доступна только опция выключение тумблера "Активное поле", которая скрывает поле из интерфейса и делает его неактивным для заполнения, но все ранее введённые данные сохраняются в базе.

3. Как только вы создали дополнительное поле, для него становятся доступны гибкие настройки:

— Вы можете менять порядок полей, чтобы задать, как они будут отображаться в карточке.
— Также можно настроить видимость и доступ к полям: например, указать, какие роли будут не видеть/видеть/видеть и редактировать конкретное доп.поле. 
— Кроме того, есть возможность задать обязательное заполнение поля на определённых этапах процесса, что помогает контролировать правильность данных в нужные моменты работы.

Со всеми тонкостями создания и настройки дополнительных полей вы можете ознакомиться в статье "Дополнительные поля", которая является частью курса "Настройки Домопланера".

Доп.поля и фильтры

Дополнительные поля в дополнительных воронках можно использовать не только для отображения важной информации процессу, но и для отбора и фильтрации карточек по заданным параметрам:

— В фильтрах есть возможность отбирать по значению любого дополнительного поля.
— Можно искать карточки, где поле равно, содержит, больше/меньше определённого значения.
— После отбора карточек с помощью дополнительных полей вы можете скачать отфильтрованную выборку в формате Excel для отчётности или дальнейшей обработки.
— А также, нажав на кнопку "Массовые действия", открыть все связанные карточки на основном канбане, чтобы продолжить работу с ними в контексте исходного процесса.

Использование фильтров превращает доп.поля в ключевые атрибуты для аналитики и управления, а не просто в пассивные метки.
Они позволяют быстро находить нужные карточки, сегментировать данные по любому критерию, строить точные отчёты и эффективно контролировать рабочие процессы — всё на основе значений, которые вы сами задали и которые отражают суть ваших бизнес-задач.

Доп.поля и условия

Дополнительные поля можно использовать в триггерах для задания условий их срабатывания. Это позволяет заранее предусматривать ключевые сценарии и полностью контролировать процесс.

В Домопланере вы можете использовать принцип "Условие — Действие", где каждое звено этой цепочки можно настроить:

1. Условия — Когда это должно сработать?
Здесь вы описываете ситуацию, при которой триггер должен запуститься. 

— Выберите параметр — из основных или доп.полей
— Выберите тип сравнения (больше, меньше, равно, указано, не указано и т.д.)
— Укажите значение с чем сравнивать

2. Действия — Что должно произойти?
Когда условие выполнено, система выполняет одно или несколько действий одновременно.

— Выберите одно из действий
— В зависимости от действия, укажите уточняющие значения

НАПРИМЕР: Есть задача держать под контролем РОПа сделки с большим бюджетом.

ЧТО ДЕЛАЕМ? 
1. Создаем доп.поле "Бюджет" и делаем его обязательным для заполнения — чтобы создать данные для сравнения
2. Настраиваем триггер с условием, что при бюджете более 15 000 000руб. в карточке сразу появлялась задача для РОПа с сообщением "Приоритетная сделка" — это уже действие. 
ГОТОВО! 

Использование дополнительных полей в условиях раскрывает практически неограниченные возможности для автоматизации, так как вы опираетесь на данные, которые сами определили как значимые для вашего бизнеса.

Доп.поля и передача данных

Можно настроить отображение данных из дополнительной воронки прямо в карточке основной воронки. Эту функцию обычно используют для выноса ключевых показателей из детальных процессов, которые важны для дальнейшей работы с клиентом или сделкой. 

ВАЖНО! Чтобы данные из дополнительной воронки отображались в карточке основной, в ней должно быть создано соответствующее дополнительное поле, идентичное по названию и типу полю в дополнительной воронке. Система связывает и синхронизирует информацию между этими полями, обеспечивая корректный перенос значений. Без такого "зеркального" поля в основной воронке отображение данных работать не будет.

Зачем это нужно:
— Экономия времени: Не нужно переходить в дополнительную воронку, чтобы узнать статус.
— Контроль значимых этапов: Критичная информация всегда на виду (например, одобрена ли ипотека, готовы ли ключи).
— Ускорение принятия решений: Менеджер видит всю картину по клиенту в одном окне.

НАПРИМЕР: необходимо, чтобы итоговая информация по ипотечному решению отображалась в карточке основной воронки.

ЧТО ДЕЛАЕМ?

1. В дополнительной воронке "Получение ипотеки" создаем доп.поле — назовем его "Итоговый статус", напишем подсказку для специалиста и сделаем обязательным для заполнения при попадании на завершающий этап:

2. Создаем доп.поле в основной воронке. Переходим в Настройки — Настройки клиентов/сделок (зависит от родителя) — Дополнительные поля — добавляем идентичное поле уже созданному ранее:

3. Настраиваем триггер в доп.воронке. Для этого возвращаемся в Настройки доп.воронки, в завершающем этапе "Успешно реализовано" настраиваем новый триггер — выбираем действие "Обновить допполе РОДИТЕЛЯ" и выбираем какое и каким полем обновить:

4. Как это будет работать:
При переводе на закрывающий этап Домопланер напомнит заполнить поле "Итоговый статус", если ранее оно не было заполнено. Если сотрудник забыл, что необходимо отобразить — у него есть подсказка с напоминанием. 
Как только поле заполнено и карточка в доп.воронке переходит на завершающий этап "Успешно реализовано", в основной воронке в карточке сделки автоматически заполняется "зеркальное" поле "Итоговый статус":

Готово!

Эта настройка превращает дополнительные воронки из закрытых процессов в прозрачные источники данных, интегрируя их результаты напрямую в основную рабочую воронку, где эта информация наиболее востребована.

Рекомендации

Инструмент "Дополнительные воронки" обеспечивает высокую прозрачность и контроль — как в процессе работы, так и для последующего анализа и выводов. В Домопланере он реализован с максимально широким полем для настроек, чтобы вы могли адаптировать его под свои уникальные бизнес-процессы.

Однако мы рекомендуем не пытаться продумать всё до мелочей с самого начала. Это невозможно и часто приводит к излишнему усложнению. Вместо того чтобы "париться" над идеальной структурой, предлагаем начать с простого варианта. В процессе использования вы сами поймёте:
— Какие этапы стоит добавить, убрать или поменять местами
— Какие триггеры действительно нужны на каждом этапе
— Нужно ли выносить информацию из дополнительной воронки в карточку родителя или это создаст лишний информационный шум
и много других нюансов.

Всё познаётся на практике. Используйте принцип "от простого к сложному": запустите одну дополнительную воронку для самого понятного процесса, а затем постепенно адаптируйте её по мере накопления опыта.

ВАЖНОЕ НАПОМИНАНИЕ: процессы в дополнительной воронке не должны напрямую влиять на логику основной воронки. Они должны дополнять её, а не изменять её этапы или автоматизацию. Старайтесь не вмешиваться в настройки основной воронки, чтобы не нарушить уже отлаженный рабочий процесс.

Надеемся, что этот удобный и мощный инструмент сделает вашу работу более прозрачной, контролируемой и, как результат, более эффективной.